Wer interne Meldestellen einfügen möchte, sollte Klarheit herstellen: Darüber, was mit den Meldungen – rechtlich wie auch unternehmenspolitisch – geschehen soll und wie diese zu handhaben sind. Dies ist u.a. wichtig, um die Angst vor Denunziationen zu vermindern.
Bearbeitungs- und Kommunikationsdesign (Werbe- und Akzeptanzkommunikation, Anleitungskommuni- kation) müssen, weil es um elementare Grundsätze der Unternehmenskultur und letztlich Reputation geht, gut aufeinander abgestimmt werden. Außerdem muss die Kommunikation des Meldesystems nach innen und ggf. nach außen bedacht werden.
Prinzipien einer akzeptanzfördernden Vorgangsbearbeitung und Kommunikation sind:
- Responsivität, das heißt ein für den Hinweisgeber merkliches Aufgreifen der Meldung und die Untersuchung des (mutmaßlichen) Missstandes.
- Im weiteren Verfahren geht es um möglichst große Transparenz des Prozesses gegen- über allen relevanten Stakeholdern des Missstandes bzw. der Organisation – unter Be- rücksichtigung der taktischen nötigen Ruhe und auch Verborgenheit der nötigen Sach- standserhebungen.
- Daneben ist sicherzustellen, dass verlässlich ein adäquater Output generiert wird, das heißt der Missstand abgestellt, der Hinweisgeber belohnt, möglicherweise Täter be- straft und der Vorgang als Best Practice organisationsintern kommuniziert wird. Bei Lob und »Shaming« ist die interne Kommunikation essentiell für die Wirksamkeit des Mel- desystems und ein nachhaltiger Wertbeitrag für die Compliance.
Lesen Sie mehr zu Chancen und Risiken bei der Einführung interne Meldestellen und wie sie Hinweisgeberschutzgesetz und Lieferkettengesetz erfüllen im Whitepaper unseres Partner WeichertMehner.
By
